Avaliku ürituse registreerimislehe tarkvara valimisel ei piisa ainult vormi avaldamisest. Ürituse korraldajad peavad esitama ürituse info selgelt, koguma vajalikud osalejaandmed, haldama avamis- ja sulgemisaegu, arvestama mahupiiranguga ning jagama sama avalikku lehte e-kirjades, veebis ja trükimaterjalides.
Oluline on ka töökorraldus. Avalik esitatud registreerimine peab jääma registreerimiskirjeks seni, kuni vajalikud kontrolli- ja külaliste nimekirja reeglid on täidetud. Nii on selgem tee uuest osalejast kutse, RSVP, QR-pileti ja valideeritud check-in’ini.
Mida avaliku ürituse registreerimislehe puhul otsida?
Enne platvormide võrdlemist määratle avalik registreerimiskogemus ja sellele järgnev sisemine töövoog. Sobiv lahendus peaks võimaldama näidata ürituse nime, brändi, aega, toimumiskohta ja muud olulist infot samas ürituse kontekstis, kus asub registreerimisvorm. Samuti peaks lahendus toetama selget üleminekut esitatud osalejaandmetelt korraldaja hallatavasse külaliste nimekirja. Näiteks võib ettevõtteürituse korraldaja vajada üht avalikku linki ettevõtte veebilehele, QR-koodi trükimaterjalidele ning vormi, kus küsitakse ettevõtet, ametikohta ja üritusepõhiseid valikuid. Korraldaja võib soovida näidata vabade kohtade seisu, säilitades samal ajal kontrolli selle üle, kellest saavad külalised. Need on eraldi otsused, mis peaksid töövoos selgelt eristatavad olema.
- Ürituse brändiga leht koos ürituse info ja korraldaja määratud registreerimisandmetega
- Tavalised osalejaväljad ja seadistatavad kohandatud küsimused
- Registreerimise avamis- ja sulgemisajad
- Maksimaalne mahupiirang osalejate arvu alusel
- Valikuline avalik vabade kohtade näitamine
- Avalik URL, allalaaditav registreerimise QR-kood ja kopeeritav veebinupu HTML
- Määratletud käsitsi või korraldaja lubatud automaatne üleminek külaliste nimekirja
Miks eraldiseisev vorm või tabelarvutus ei pruugi piisata?
Üldine avalik vorm võib vastuseid koguda, kuid ürituse kontekst, mahupiirangud ja järgmised tööetapid võivad jääda eraldi dokumentide või käsitöö hooleks. Korraldaja hallatav Exceli import on kasulik siis, kui meeskond kontrollib külaliste nimekirja juba ise, kuid see ei paku iseenesest avalikku lehte uute osalejaandmete kogumiseks. Kui registreerimine on jaotatud vormi, e-kirjavahetuse ja tabelarvutuste vahel, tuleb nimed, vastused, kontrollimise olek ja duplikaadid sageli käsitsi kokku viia. Ka külalised võivad saada ebaselgeid juhiseid, kui ürituse info ja registreerimisjuhised asuvad eri kohtades. QRGATE on mõeldud meeskondadele, kes vajavad avalikku registreerimist ja korraldaja kontrolli samas üritusepõhises platvormis.
- Kasuta avalikku registreerimislehte, kui osalejad peavad oma andmed ise esitama.
- Kasuta korraldaja hallatavat loomist või Exceli importi, kui meeskonnal on juba kontrollitud külaliste nimekiri.
- Kasuta mõlemat teed, kui üritusel on nii avalik registreerimine kui ka eelnevalt kinnitatud või imporditud külalised.
Loo ürituse brändiga avalik registreerimisleht
QRGATE’i valikuline Event Registrationi moodul pakub ürituse jaoks kohanduva kujundusega avalikku registreerimislehte. Leht võib kasutada ürituse brändi ja logo, nime, kuupäeva ja kellaaega, olulist põhiteavet ning korraldaja kirjutatud tekstiplokki. Nii on osalejale suunatud kontekst ja registreerimisvorm koos. Korraldaja saab Event Registrationi ürituse tasandil sisse või välja lülitada. Sisselülitamisel pakub QRGATE avalikku registreerimise URL-i ning toiminguid lingi avamiseks ja kopeerimiseks. Väljalülitatud registreerimise korral võib avalik leht näidata ürituse brändiga kättesaamatuse teadet, mitte jätta muljet, et esitatud vorm on vastu võetud. Korraldaja sisestatud ürituse- ja registreerimisinfo jääb selliseks, nagu korraldaja selle sisestas. QRGATE ei tõlgi seda sisu automaatselt.
- Näita ürituse identiteeti enne vormi.
- Lisa registreerimisinfo plokki praktilised juhised, programmiinfo, osalemistasu info või välise makse juhised.
- Hoia avalik registreerimiskiht eraldi hilisematest külalise, kutse ja check-in’i objektidest.
Kogu üksikisikute või mitme osalejaga registreerimisi
Avalik registreerimisvorm peaks vastama sellele, kuidas inimesed tegelikult registreeruvad. QRGATE toetab nii individuaalset registreerimist kui ka rühmaregistreerimist, mida haldab kinnitatud registreerimiskontakt. Üks registreerimiskontakt saab lisada samale üritusele ühe või mitu osalejat, mis sobib näiteks ettevõtte koordinaatorile, assistendile, personaliesindajale või ürituse kontaktisikule. Iga osaleja jääb eraldi osaleja registreerimiskirjeks. Tema vastused, olek, arvutatud hinna hetktõmmis ja külaliste nimekirja ülemineku olek on osalejapõhised. Kui nad hiljem külaliste nimekirja kantakse, võib igast inimesest saada eraldi külaline, kellel on oma kutse, RSVP, QR-pileti ja check-in’i ajalugu. QRGATE toetab ka turvalist e-posti kinnitamist ja osaleja enda konto ülevõtmist. Kontaktisiku lisatud osaleja saab hiljem oma registreerimise üle võtta, kinnitades e-posti aadressi. Kontakti kinnitamine annab sobiva aluse registreerimise ülekandmiseks, kuid ei tähenda, et iga osaleja enda e-posti aadress oleks kinnitatud.
- Kasuta standardvälju, nagu nimi, e-post, telefon, ettevõte, ametikoht, kommentaar ja valikuline arveldusinfo.
- Lisa lühikese teksti, pika teksti, jah/ei, ühe valiku, mitme valiku või märkeruudu küsimusi koos toetatud kohustuslikkuse, abiteksti ja järjestuse seadetega.
- Takista samal üritusel sama e-postiidentiteediga teise osalejaregistreeringu loomist.
- Ekspordi registreerimisandmed, sealhulgas toetatud kohandatud vastused, osalejatasandil.
Halda registreerimise kuupäevi, mahupiirangut ja saadavust
QRGATE võimaldab määrata, millal avalik registreerimisvorm avaneb ja sulgub, ning seadistada osalejate maksimumarvu. Mahupiirang arvestab osalejaid, mitte registreerimisrühmi. Kui üks registreerimiskontakt lisab viis inimest, kasutavad need viis osalejat viit kohta. Korraldaja võib soovi korral näidata mahuteavet avalikult. Näiteks võib näidisleht kuvada, et 120 kohta 300-st on kasutatud ja 180 kohta on vaba. Maksimaalne mahupiirang võib olla aktiivne ka ilma numbreid avalikult kuvamata. Lõplikku mahupiirangu kontrolli rakendab taustsüsteem, sealhulgas samaaegsete esitamiste korral. Tavapärases arvestuses kasutavad olekutes New ja Approved osalejad mahukohti, Rejected ja Waitlist neid ei kasuta. Waitlist on toetatud registreerimisolek; automaatset ootenimekirja lisamist ei esitata QRGATE’i võimalusena.
- Määra avaliku registreerimise avamis- ja sulgemisaeg.
- Vali, kas avalikul lehel näidatakse allesjäänud vabu kohti.
- Planeeri mahupiiranguid üksikosalejate, mitte rühmade arvu järgi.
- Kontrolli registreerimise olekut ja ülemineku seisundit enne sobivate kirjete kandmist külaliste nimekirja.
Jaga lehte URL-i, QR-koodi või veebinupu kaudu
Kui Event Registration on sisse lülitatud, pakub QRGATE ürituse avalikku registreerimise URL-i. Meeskond saab linki kopeerida e-kirjadesse ja digikanalitesse, luua ja alla laadida registreerimise QR-koodi trükiste või kohapealsete materjalide jaoks või kasutada oma veebilehel kopeeritavat HTML-i ankrunupu koodi. Veebilahendus on link või nupp, mis suunab avalikule registreerimise URL-ile. See ei ole iframe’i põhine vormi manustamine. Ka registreerimise QR-koodil on konkreetne eesmärk: see avab avaliku registreerimislehe. See ei ole külalise QR-pilet ega anna üritusele sissepääsu.
- Kasuta üht avalikku URL-i ürituse e-kirjades, veebilehtedel ja kampaaniamaterjalides.
- Laadi alla registreerimise QR-kood füüsiliste siltide või kutsete jaoks.
- Kopeeri HTML-i `<a>`-nupu kood ning kohanda oma veebilehel selle teksti või kujundust.
- Hoia registreerimise QR-kood eraldi QR-piletitest, mida kasutatakse hilisemas külalise check-in’i töövoos.
Ühenda registreerimine külaliste nimekirja haldusega
QRGATE käsitleb avalikku esitamist esmalt registreerimisena, mitte kohe vastuvõetud külalisena. Registreerimiskiht sisaldab esitatud osalejainfot, vastuseid, kontrollimise alust, olekut ja ülemineku seisundit enne külalise töövoo algust. Külaliste nimekirja käsitsi ülekandmine on vaikimisi valik. Korraldaja saab sobivad registreerimised üle vaadata, määrata õige oleku ja kasutada valitud kirjete külaliste nimekirja lisamise töövoogu. QRGATE kontrollib enne külalise loomist üritust, õigusi, olekut, kontrollimise alust, e-posti unikaalsust ja duplikaatkande kaitset. Korraldaja võib ürituse jaoks lubada automaatse ülekande. Ka see on kontrollitud poliitika: üle minna saavad ainult sobivad registreerimised, millel on dokumenteeritud kontrollimise alus. Automaatne ülekanne ei saada kutset automaatselt. Pärast ülekannet lukustatakse avaliku registreerimise muutmine ja tavapärane elutsükkel jätkub: külaline, kutse, valikuline RSVP, QR-pilet ja valideeritud check-in.
- Eventi ja Event Registrationi seaded määravad avaliku lehe, vormi, ajastuse, mahupiirangu ja ülekandepoliitika.
- Registration Group, Registration Contact ja Attendee Registration hoiavad rühma- ja isikuidentiteedid struktureerituna.
- Külaliste nimekiri saab sobivad osalejad käsitsi või korraldaja lubatud automaatse ülekande kaudu.
- Kutse, RSVP, QR-pilet ja check-in jäävad hilisemateks eraldiseisvateks tööetappideks.
- Registreerimise ja külalise seos ning ülemineku olek jäävad operatiivseks jälgimiseks alles.
Praktiline avaliku registreerimise töövoog ürituse meeskonnale
Selge töövoog aitab korraldajal otsustada, kus avalik registreerimine lõpeb ja külaliste haldus algab. Järgnev järjestus sobib näiteks konverentsi, ettevõtteürituse või ühenduse kokkusaamise jaoks: 1. Loo Event ning seadista bränd, põhiteave ja Event Registrationi seaded. 2. Kirjuta registreerimisinfo plokk ning vali osalejatelt nõutavad standardväljad ja kohandatud küsimused. 3. Määra avamis- ja sulgemisajad, osalejate maksimumarv ning see, kas avalikku saadavust näidatakse. 4. Otsusta, kas vaikimisi jääb käsitsi ülekandmine või lubatakse üritusel sobivate registreerimiste automaatne ülekanne. 5. Avalda URL e-kirjas või veebinupuna ja levita registreerimise QR-koodi sobivates trükimaterjalides. 6. Vaata registreerimisloendis üle olek, kontrollimise alus, rühmasuhted ja kohandatud vastused. 7. Kanna sobivad osalejad käsitsi külaliste nimekirja või lase seadistatud automaatsel töövool sobivaid kirjeid töödelda. 8. Jätka eraldi kutse, valikulise RSVP, QR-pileti ja valideeritud check-in’i protsessidega. Nii on avalikul lehel kindel operatiivne lõpp-punkt. Samuti jääb võimalus luua korraldaja hallatavaid külalisi ja kasutada toetatud Exceli külaliste nimekirja importi, kui osa osalejaid hallatakse väljaspool avalikku registreerimist.
- Kasuta käsitsi ülekannet, kui meeskond soovib enne külalise loomist selget ülevaatamisetappi.
- Kasuta automaatset ülekannet ainult siis, kui ürituse poliitika ja kontrollimise alus sobivad töökorraldusega.
- Pea meeles, et külaliste nimekirja kandmine ei saada iseenesest kutset ega anna õigust üritusele siseneda.
Eelised ja piirangud, mida enne valikut arvestada
Selle mudeli peamine eelis on selge töökorraldus. Struktureeritud väljad vähendavad vajadust tõlgendada vabas vormis e-kirju. Osalejatasandi kirjed säilitavad rühmaregistreerimiste korral iga inimese eraldi identiteedi. Osalejapõhine mahupiirang annab kohtade kasutamisest asjakohasema ülevaate. Säilitatud registreerimise ja külalise seos aitab ühendada algse andmekogumise hilisema külaliste töövooga. Olulised on ka piirangud. QRGATE ei ole avalik piletiturg, piletimüügiplatvorm ega makseteenuse pakkuja. See võib toetada informatiivset baashinda, valuutat, korraldaja määratud hinnalisa, vastuste või valikute hinnakorrektsioone ja arvutatud hinna hetktõmmiseid. QRGATE ei töötle veebimakseid, autoriseeri kaarte, arvelda raha ega kogu arveid. Välise makse juhised võib lisada korraldaja sisestatud infosse, kuid see ei tee QRGATE’ist makseteenuse pakkujat. Enne seadistamist kinnita ürituse info, registreerimisküsimused, kontrollimise viis, mahupoliitika ja külaliste nimekirja ülevaatamise protsess. Kui vajad integratsiooni, manustamisviisi, automatiseerimist või äriprotsessi, mida Product Brain ei dokumenteeri, võta oletamise asemel ühendust aadressil support@qrgate.org.
- Sobib ürituse korraldajatele, agentuuridele, ettevõtete üritusmeeskondadele, ühendustele ja toimumiskohtadele, kes koguvad uusi osalejaandmeid.
- Ei ole positsioneeritud avaliku piletimüügi ega maksete töötlemise tarkvarana.
- Ei paku automaatset ootenimekirja lisamist, korraldaja sisestatud sisu automaattõlget ega iframe’i vormi manustamist.
- Dokumenteerimata tootevajaduste korral võta ühendust aadressil support@qrgate.org.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on avaliku ürituse registreerimislehe tarkvara?
See on tarkvara, millega avaldatakse üritusepõhine leht, kus osalejad saavad tutvuda ürituse infoga ja täita seadistatava registreerimisvormi. Täielik töövoog määratleb ka ajastuse, mahupiirangu, jagamisvõimalused, kontrollimise ja selle, mis toimub enne registreerimise muutumist külaliseks. QRGATE’is loob avalik esitamine esmalt registreerimiskirje, mitte kohe külalise ega sissepääsuõigust.
Kas QRGATE saab luua üritusele bränditud avaliku registreerimislehe?
Jah. QRGATE’i valikuline Event Registrationi moodul pakub kohanduva kujundusega avalikku registreerimislehte, mis võib kasutada ürituse brändi ja logo, nime, kuupäeva ja kellaaega, asjakohast põhiteavet ning korraldaja määratud registreerimisinfo plokki.
Kas registreerimisvormile saab lisada kohandatud küsimusi?
Jah. QRGATE toetab registreerimisvormi koostajat, mille küsimusetüübid on lühike tekst, pikk tekst, jah/ei, üks valik, mitu valikut ja märkeruut. Toetatud seaded võivad hõlmata silte, abiteksti, kohustuslikkust, aktiivsust ja järjestust.
Kas registreerimiskontakt saab registreerida mitu osalejat?
Jah. Kinnitatud registreerimiskontakt saab luua ühele või mitmele osalejale rühmaregistreerimise. Iga osaleja jääb eraldi registreerimiskirjeks koos oma vastuste ja ülemineku olekuga. Osaleja võib hiljem oma registreerimise üle võtta, kinnitades e-posti aadressi. Kontakti kinnitamine ei kinnita iseenesest iga osaleja e-posti.
Kas QRGATE töötleb registreerimismakseid või müüb avalikke pileteid?
Ei. QRGATE võib arvutada ja kuvada informatiivset registreerimishinda baashinna, valuuta, korraldaja määratud hinnalisa ning vastuste või valikute korrektsioonide alusel. See ei töötle veebimakseid, autoriseeri kaarte, arvelda raha, kogu arveid ega tegutse avaliku piletimüügiplatvormina.
Kuidas muutub avalik registreerimine QRGATE’is külaliseks?
Vaikimisi toimub käsitsi ülekandmine külaliste nimekirja. Korraldaja vaatab sobivad registreerimised üle ja kannab valitud kirjed üle pärast seda, kui QRGATE on kontrollinud üritust, olekut, kontrollimise alust, e-posti unikaalsust ja teisendamise reegleid. Korraldaja võib sobivate registreerimiste jaoks lubada ka automaatse ülekande, kuid see jääb kontrollimise ja sobivuse reeglite piiridesse. Ülekanne ei saada kutset automaatselt.
Kas registreerimislehte saab jagada QR-koodi või veebinupu kaudu?
Jah. QRGATE pakub avalikku registreerimise URL-i, allalaaditavat registreerimise QR-koodi ja kopeeritavat HTML-i `<a>`-nupu koodi veebilehe jaoks. QR-kood viib avalikule registreerimislehele; see ei ole külalise QR-pilet ega anna üritusele sissepääsu. QRGATE’i dokumenteeritud veebimeetod on link või nupp, mitte iframe’i vormi manustamine.
Kas registreerimisleht võib näidata allesjäänud osalejate mahutavust?
Jah, kui korraldaja lubab avaliku saadavuse näitamise. Mahupiirang arvestab osalejate, mitte registreerimisrühmade arvu, seega viieliikmeline rühm kasutab viit kohta. Korraldaja võib kasutada maksimummahupiirangut ka ilma numbreid avalikult kuvamata.
Loo QRGATE’i konto ja proovi demot
Vaata, kuidas bränditud avalik registreerimisleht, struktureeritud osalejate registreerimine ja kontrollitud külaliste nimekirja ülekanne sobituvad sinu ürituse töövooga. Loo konto ja proovi QRGATE’i demot.
Loo QRGATE’i konto ja proovi demot